La estandarización de procesos en el negocio es indispensable para trabajar con eficiencia, reducir tus costos y mejorar tu rentabilidad.
Sin importar el tamaño del negocio, la estandarización de los procesos administrativos y de producción es fundamental en la minimización de costos y, por lo tanto, en los resultados financieros de la empresa.
Quien no conoce su negocio, está condenado. Como dueño, no tienes que ser experto en todas las áreas de la empresa, pero sí estás obligado a conocerlas.
Y más que eso: a documentar, registrar, calcular y estimar las funciones, operaciones y hasta cantidades de insumos requeridos para cada área de tu negocio, para cada uno de los procesos que hacen posible que el cliente reciba tu producto o servicio.
El mejor ejemplo de esto y sus exitosos resultados es McDonald’s, el primer restaurante en aplicar este sistema.
Los resultados de la estandarización en tu empresa serán palpables y se traducirán en términos económicos, sin lugar a dudas. Una política de este tipo te permite:
1. Generar un círculo virtuoso
Los manuales de operación o procedimientos ayudarán a tu negocio a alcanzar la estandarización de cada uno de los procesos. Éste es el primer paso para generar una serie de beneficios en todas las áreas de la empresa.
2. Trabajar con más eficiencia
Cuando tu equipo de trabajo conoce lo que tiene hacer, cómo, con qué, con cuánto y con quién, entre otros, hay transparencia y no hay excusa para los errores y pérdidas.
3. Estimar tus costos con mayor precisión
Si estimas la demanda proyectada de tu producto o servicio, el siguiente paso es la estimación de los costos, de los requerimientos que tendrá cada una de las áreas que hacen posible que el cliente sea plenamente satisfecho.
Sin embargo, para estimar los costos es indispensable conocer los procesos. De ahí la importancia de documentar y tener disponibles manuales de procedimientos y una política de estandarización en tu organización.
4. Elevar la rentabilidad
Generar en tu empresa una cultura que facilite el proceso administrativo y, por lo tanto, la obtención de buenos resultados, contribuirá a elevar la rentabilidad del negocio.
5. Administrar mejor
Los componentes del proceso administrativo, como lo son la planeación, la organización, la dirección y el control, serán ejecutados de forma eficiente.
No permitas que la desidia y la falta de voluntad te generen costos. Insisto, sin importar el tamaño del negocio, nunca es tarde para dar orden, transparencia y rumbo a los procesos del negocio.
¿Por dónde empiezo?
Mi recomendación es que inicies por la parte operativa, la medular de tu negocio, y luego continúes con la parte administrativa.
Cada una de las áreas que conforman la operación de tu empresa debe tener claras sus funciones, su importancia y los resultados esperados por cada insumo utilizado.
Los manuales de procedimientos son parte esencial de la capacitación inicial de tu equipo de trabajo. Es decir, es fundamental la comunicación y la disposición de la información entre tu equipo de trabajo.
Muy importante: escucha a los expertos, es decir, a tus trabajadores, sobre las mejoras en los procesos que pueden aplicar para ganar eficiencia, competitividad, y -por supuesto- mejores resultados para la empresa.
Eso sí: no impongas, recuerda que no eres experto. Mejor escucha y estimula a tu equipo de trabajo.
Yenisey Valles
Hago periodismo económico desde el 2002 y me especialicé en esta área con un diplomado en el Tec de Monterrey. Soy comunicóloga, maestra en Humanidades por la UDEM y doctora en Ciencias Sociales con orientación en Desarrollo Sustentable por la UANL. Actualmente, soy Content Manager en Bind México, además de impartir talleres de redacción en posgrado.
