La ausencia de indicadores sobre sus finanzas y operaciones ya no debería causar el cierre de las pymes, pues esta problemática se soluciona con un software de administración, explica el consultor de pymes, Roberto Elías Luna.
En su negocio de comedores industriales, Ramón cierra cada mes un nuevo contrato. Aunque no maneja un software de administración, él calcula que ha aumentado sus ventas en más de 15 por ciento en el último año.
Sin embargo, está perdiendo dinero: su balance general le arroja una utilidad negativa…
Su compañía se preocupa por la productividad, mantiene bajos sus costos y gastos de operación, al tiempo que incentiva a sus empleados para obtener buenos resultados. Por eso, Ramón no entiende cuál podría ser la causa de sus pérdidas.
Este escenario no es disparatado: la falta de indicadores claros es la segunda causa de muerte de las pymes en México, luego de la carencia de ingresos, de acuerdo con cifras del Instituto de Emprendimiento Eugenio Garza Lagüera y el Failure Institute.
La desinformación administrativa y financiera ya no debería ser un problema para las empresas, explica el consultor de negocios Roberto Elías Luna, quien precisa que desde la década de los noventa existen soluciones tecnológicas que se han venido perfeccionando, como los software de administración o sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).
Roberto Elías Luna, asesor de pymes
“Los negocios se dejan llevar por el día a día y cuando menos lo esperan, la competencia ya se los llevó de encuentro, el mercado o las necesidades del mercado ya cambiaron y ya es muy tarde para que puedan reaccionar al cambio en el entorno”.
¿Por qué las pymes no generan indicadores confiables y en tiempo real o, al menos, recientes?
“Definitivamente, con tanto tiempo trabajando con pymes, una realidad que he visto es que los dueños de pymes se la viven en la operación, se ponen la cachucha de director de operaciones del negocio y pierden muchas veces de vista el ponerse la cachucha de director general”, comenta Luna.
“Y en su función de director general, deberían estar revisando indicadores, definiendo las estrategias y tomando las decisiones que consideran adecuadas para el éxito”, abunda el contador.
El problema, acota, es que entonces “los negocios se dejan llevar por el día a día y cuando menos lo esperan, la competencia ya se los llevó de encuentro, el mercado o las necesidades del mercado ya cambiaron y ya es muy tarde para que puedan reaccionar al cambio en el entorno”.
Falta enfoque en la dirección estratégica
En su trabajo como consultor, Luna todavía encuentra con frecuencia negocios que no tienen sistematizados sus indicadores administrativos y financieros, ni manejan algún software de administración.
“Mi especialidad siempre ha sido la asesoría y consultoría a pymes con respecto al diseño de estrategias. Pero una problemática con la que me topaba regularmente es que para asesorar al pequeño y mediano empresario, requeríamos de información… Y cuando te sientas con el dueño preguntas ‘cuáles son tus ventas’, es muy normal que te dice a ver permíteme, por aquí las traigo. O cuáles son tus costos, ‘por aquí los traigo en un post-it o en mi libretita’”.
Por esta razón, el asesor investigó herramientas que pudiera recomendar a sus clientes para que generaran y controlaran su información. Su hallazgo fueron los sistemas ERP. Las mejoras en la rentabilidad y productividad de las pymes que los han implementado es notorio.
¿Podrías compartir un caso, un ejemplo que ilustre cómo las pymes pueden mejorar su operación?
“Ejemplos tengo muchos. Uno que siempre me ha llamado la atención en lo personal es un cliente, una empresa que manejaba 10 productos, dentro de los cuales había uno que era su producto estrella, es al que le dedicaban más promoción, el que tenía más vendedores, es decir, esta pyme estaba organizada de tal manera que sí, vendía 10 productos, pero siempre enfocado a uno que era el producto estrella”.
“Después de haber implementado una solución digital que le permitía un análisis de costos, gastos, egresos, específico por producto, por canal… qué sorpresa no se llevó esta persona, en donde este producto sí se vendía mucho, pero dejaba pérdidas al negocio, la utilidad que le dejaba este producto al negocio era negativa, era pérdida”.
Los nueve productos restantes generaban las utilidades suficientes para subsidiar al producto estrella, pero esto mermaba la generación de efectivo y las utilidades.
“¿Por qué surgió o de dónde surge para este cliente la recomendación de implementar un sistema ERP? En que se daban cuenta ellos mes con mes, que tenían muchas ventas, pero siempre andaban batallando con recursos, con dinero y no podían entender por qué”.
La generación de información siempre ha sido indispensable para manejar un negocio, pero esta necesidad es mayor hoy, ante la velocidad de los cambios en los mercados. De ahí la importancia de las herramientas de gestión en las empresas.
“Hoy en día, la pequeña y mediana empresa o el profesionista independiente que quiera sobrevivir, tiene que adoptar tecnología como un software de administración”, advierte Luna.
Yenisey Valles
Hago periodismo económico desde el 2002 y me especialicé en esta área con un diplomado en el Tec de Monterrey. Soy comunicóloga, maestra en Humanidades por la UDEM y doctora en Ciencias Sociales con orientación en Desarrollo Sustentable por la UANL. Actualmente, soy Content Manager en Bind México, además de impartir talleres de redacción en posgrado.
