Bind ERP, NetSuite, Intelisis e Infor M3 están entre los sistemas empresariales más utilizados en el país.
Hasta hace una década, implementar un software especializado en gestión empresarial era un privilegio de las grandes compañías. Hoy en día, gracias a la tecnología en la nube, hay cada vez más sistemas ERP utilizados por las pymes.
En comparación con el software on-premise o local, los sistemas basados en la nube presentan costos de configuración y gestión muy inferiores, porque son alojados por el proveedor del servicio, como explica Infinitec México.
Actualmente, en el mercado mexicano compiten 160 sistemas o plataformas que realizan funciones de un ERP, según reporta el sitio Compara Software.
Pero antes de revisar las mejor posicionadas, vale la pena acotar qué es un sistema ERP y cuáles funciones presenta.
¿Qué es un sistema ERP?
El acrónimo en inglés ERP (Enterprise Resources Planning) se refiere a los sistemas de planeación de recursos empresariales, que ofrecen un conjunto de aplicaciones para integrar y automatizar los procesos de un negocio.
Sin embargo, en la práctica, los sistemas ERP conforman una oferta diversa. Mientras que algunos enfocan sus soluciones hacia las grandes empresas, otros se dirigen a los micronegocios y a las pymes.
Entonces, ¿qué distingue a un software ERP? La mayoría cuenta con las funcionalidades básicas para integrar y automatizar procesos generales de cualquier negocio.
1. Se enfoca en el funcionamiento interno
A diferencia de los CRM (Customer Relationship Management), un ERP bien enfocado integra y gestiona la información relacionada con finanzas, contabilidad, inventario, facturación, ventas y compras.
2. Automatiza procesos y cálculo de datos
Un sistema ERP realiza en automático los procedimientos que implican cálculo y capturas manuales, como la elaboración de reportes financieros, el punto de reorden de inventarios o la generación de movimientos contables por cada compra o venta realizada.
Los software ERP también pueden emitir documentos en automático, una característica que ayuda a ahorrar tiempo y dinero en las pymes, al simplificar su administración. Por ejemplo, la emisión de facturas es una función que se puede automatizar con uno de estos sistemas.
3. Centraliza la información
Aunque se manejen a través de módulos, estos software condensan la información en un solo lugar o dashboard. De esta forma, permiten visualizar las analíticas de la empresa de manera gráfica y en tiempo real. Qué tan sencilla de interpretar y configurar sea la información, dependerá de la interfaz del sistema.
Los sistemas ERP más utilizados en México
1. Bind ERP
Desarrollada en México, Bind ERP es una plataforma de administración y facturación en la nube, que integra los procesos de compras y ventas con los inventarios, las operaciones contables y el análisis financiero. A diferencia de otros sistemas, como QuickBooks México, Bind ERP es una plataforma integral.
Disponible a través de la suscripción trimestral o anual, este sistema multiusuario se adapta a las necesidades de los negocios, en especial de comercializadoras, empresas de servicios, manufacturas, compañías de construcción, mayoristas, despachos y startups.
2. NetSuite ERP
De Oracle, NetSuite ERP cubre los procesos comerciales básicos, como contabilidad, planificación de recursos empresariales (ERP) y control de inventario, así como la gestión de relaciones con el cliente (CRM).
3. Intelisis ERP
Intelisis ERP es una solución de gestión empresarial que integra funciones de finanzas, cadena de suministros, manufactura, ventas, recursos humanos y clientes, entre otras.
4. Infor M3
Este sistema ERP ofrece módulos o suites específicos, con aplicaciones industriales fáciles de integrar. Está enfocado en empresas de fabricación.
5. Softland ERP Empresarial
Este sistema, que se consigue mediante licencia permanente o suscripción, se enfoca en el manejo de las ventas, los pedidos de importación/exportación, inventarios, planificación de compras y trazabilidad de todas las actividades del negocio.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema ERP?
Para mantener a flote cualquier empresa, se necesitan llevar a cabo numerosos procesos operativos en el día a día. Las labores básicas de la venta van desde abrir la caja y cotejar los niveles de existencias, hasta facturar, generar notas de remisión, gestionar pedidos y propiamente atender a los clientes. Al final del día, hay que cerrar caja, realizar el cálculo de inventarios y expedir las órdenes de compra por las existencias que se deban reponer.
Todo esto, sin mencionar el registro de la información para generar las pólizas contables y, en general, la contabilidad electrónica que es indispensable para mantenerse al día con el SAT. Adicionalmente, la gestión de las compras también implica una serie de procedimientos para mantener bajo control este gasto y manejar de forma adecuada a los proveedores.
Si añadimos que la mayoría de las veces, es el propio dueño o administrador quien supervisa estas tareas, no es de extrañarse que la falta de control e indicadores financieros sea una de las principales causas de quiebra de las pymes en México.
En tal sentido, ¿cuáles son los beneficios de un sistema ERP? Un sistema ERP resuelve la gestión manual y proporciona la visibilidad sobre los procesos, indicadores y recursos empleados en la pyme. La contabilidad, facturas, ventas, control de inventarios, compras y las finanzas son las principales áreas beneficiadas con la implementación de un software empresarial.
1. Mejora la productividad laboral
Cualquier sistema o herramienta empresarial agiliza los procesos de las pymes. Sin embargo, el contar con varios sistemas, se dificulta la comunicación entre las áreas y la toma de decisiones.
Llega un momento en que hay que conciliar toda la información o compararla. Además, estos sistemas resuelven cada operación de manera aislada, por lo que el personal todavía tiene que realizar procesos manuales, como capturar datos.
Por eso, el primer beneficio de un sistema ERP es que toda los procesos se automatizan y conectan para el buen funcionamiento de la pyme en su conjunto, no únicamente de cada área.
Las operaciones comerciales general movimientos contables, financieros y de inventarios. Las entradas de mercancías se reflejan en los canales de distribución. A través de la conciliación bancaria, las cuentas del negocio se reflejan en las finanzas.
2. Reduce las pérdidas de mercancía
Especialmente para las comercializadoras, las pérdidas de stock son un problema equivalente al 15 por ciento del valor del inventario (según datos de la ANTAD).
Si bien las principales causas de las pérdidas de mercancía son el robo hormiga, los errores en las transferencias entre almacenes y la mercancía caducada o dañada, es difícil para las pymes saber con exactitud cuál razón le afecta más.
Con un sistema como Bind ERP, se determinan con exactitud las causas de las pérdidas, al revisar los niveles de inventario y movimientos en tiempo real.
3. Optimiza las ventas y atención al cliente
En primer lugar, hay que destacar que un sistema ERP automatiza las funciones administrativas, que le permiten al personal concentrarse en la atención al cliente.
Además, Bind ERP incluye funciones que mejoran por sí mismas la experiencia de compra, como:
- Sistema punto de venta (POS)
- Envío rápido de cotizaciones
- Facturación electrónica
- Variedad de métodos de pago en las ventas en línea
En cuanto a las ventas, con Bind ERP el equipo comercial puede dar seguimiento a través de un catálogo de prospectos y clientes.
Asimismo, los reportes de las ventas permiten tener una visibilidad sobre el comportamiento de los distintos productos, así como el rendimiento por sucursal y agente de ventas.
¿Cómo se mide un ERP?
Los resultados de un ERP se pueden evaluar en todas las áreas de la empresa, en términos de productividad, eficiencia y mejora de resultados financieros. En gran parte, estos resultados dependerán de los objetivos que se hayan planteado con su implementación. Algunos de estos objetivos clave (OKR) que ayudan a medir un ERP y su impacto en la empresa:
- Indicadores financieros: Ingresos, cartera vencida, gastos por proyecto, apego al presupuesto por parte de los centros de costo, pérdidas por merma. ¿Cuánto subieron los ingresos desde la adquisición del ERP? ¿Cuánto se redujeron los gastos asociados a un proyecto?
- KPI de productividad: Cantidad de horas destinadas a la contabilidad y facturación, productividad del trabajo a distancia, rendimiento de los distintos departamentos (contabilidad y administración, almacenes, ventas, compras) ¿Cuántas horas diarias, o semanales, se liberaron de capturas manuales?
- Comerciales: Ventas, indicadores de velocidad de primera respuesta, KPI relacionados con el punto de venta. ¿En cuánto se mejoró la eficiencia del equipo de ventas? ¿Qué tan rápido atendemos a nuestros prospectos?
Por ejemplo, Bind ERP permite crear proyectos y gestionar todos los documentos y resultados asociados con ellos. Todo lo facturado, lo cobrado y la utilidad del proyecto es fácilmente cuantificable mediante este sistema.
Otros sistemas ERP
Qwad Software ERP
QAD es una compañía estadounidense, con presencia en Latinoamérica desde hace 25 años. Especializado en sector manufactura, las principales verticales de su software son los productos de consumo, alta tecnología, industrial y ciencias de la vida.
Mgest Software ERP
El sistema de Mgest Software ERP cuenta con una versión freemium, MGestLITE, dirigida a que empresarios novatos se vayan familiarizando con el sistema.
Por otro lado, el programa de paga Mgest Software ERP es un sistema de facturación, gestión, contabilidad, producción y control de inventario.
Nodum Software
Bajo el modelo de Software as a Services (SaaS), Nodum Software ofrece una gama de soluciones.
Algunas de sus funciones son la Suite de herramientas BPM, que refleja de forma paramétrica los procesos negocio; y Nodum MANT, herramienta para gestionar el mantenimiento planificado y no planificado de instalaciones, equipos y vehículos.
Rocket ERP
Dirigida a mipymes, la solución de Rocket ERP cuenta con CRM, gestión de almacenes, control de cadena de suministro, pedidos, proyectos y finanzas.
IbSoft Pyme
Este ERP es un sistema adaptable, que integra los procesos empresariales y elimina las capturas duplicadas de información. Sus módulos abarcan compras, inventarios, ventas, facturación electrónica, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, bancos, contabilidad y CRM.
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Yenisey Valles
Hago periodismo económico desde el 2002 y me especialicé en esta área con un diplomado en el Tec de Monterrey. Soy comunicóloga, maestra en Humanidades por la UDEM y doctora en Ciencias Sociales con orientación en Desarrollo Sustentable por la UANL. Actualmente, soy Content Manager en Bind México, además de impartir talleres de redacción en posgrado.
